Free Web Hosting Provider - Web Hosting - E-commerce - High Speed Internet - Free Web Page
Search the Web

การพัฒนาบทบาทหน้าที่ของเลขานุการผู้บริหาร

Welcome To My Homepage Photo Photo What's New Blog Custom Rich-Text Page Custom Rich-Text Page

บุคลิกภาพและการมีมนุษยสัมพันธ์ของเลขานุการ

หน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการทั่ว ๆ ไป    สรุปได้ดังนี้1.  ดูแลรับผิดชอบจดหมายเข้าและจดหมายออก2.  จดชวเลขการสั่งงานและถอดข้อความจากชวเลขได้รวดเร็วและถูกต้อง

3.  เขียนจดหมายโต้ตอบและพิมพ์งานต่าง ๆ ที่สำคัญ  ตลอดจนรู้และสามารถ

     อัดสำเนาเอกสารได้

4.  รวบรวมเอกสารข้อมูล  เพื่อเตรียมเขียนรายงานและร่างสุนทรพจน์  พิมพ์ร่าง

      เอกสารที่จะนำไปพิมพ์โฆษณา

5.  โทรศัพท์ติดต่องานและรับโทรศัพท์

      6.  ต้อนรับผู้ที่มาติดต่อและจัดการนัดหมายให้นายจ้าง

     7.  ช่วยจัดการเกี่ยวกับการประชุม

     8.  จัดทำบันทึก  รายงาน  ร่างเอกสารต่าง ๆ  ทำสถิติ  แผนงาน  แผนภาพ  ตลอดจน   

           สามารถวางรูปแบบพิมพ์ต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในสำนักงาน

      9.  เขียนและส่งโทรสารบางโอกาส

      10.  เก็บและรักษาเอกสารให้เป็นระเบียบ  ค้นหาได้ง่ายเมื่อต้องการ

      11. ช่วยวางระเบียบต่าง ๆ และตรวจตราความเรียบร้อยของงานแทนนายจ้าง

      12.  จัดหาหนังสืออุเทศต่าง ๆ  ที่จำเป็น

      13.  จัดการชำระค่าเช่า  ค่าประกันภัย  และค่าภาษีต่าง ๆ

      14.  จัดการบัญชีการเงินของสำนักงาน  ติดต่อธนาคาร  บริษัทประกันภัย  จ่ายเงินเดือนพนักงาน

      15.  ควบคุมเสมียนพนักงานและประสานงาน  โดยรับคำสั่งจากนายจ้างมาแจ้งแก่คนงาน

             และนำเสนอความคิดเห็นของคนงานมายังนายจ้าง

 

      16.  เสนอหนังสือและส่งหนังสือที่สั่งการแล้วไปยังแผนกต่าง ๆ

      17.  ช่วยผู้บังคับบัญชาปรับปรุงภาระการทำงาน  และดูแลความสะอาดเรียบร้อยของสำนักงาน

      18.  จัดซื้อเครื่องทุ่นแรง  อุปกรณ์สำนักงาน  ตลอดจนเครื่องเขียนและวัดสุที่จำเป็น

      19.  งานด้านคอมพิวเตอร์  ต้องดูแลการวางระบบคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยงานด้านเอกสาร

             สามารถใช้งานคอมพิวเตอร์ทั้งการเก็บข้อมูลและจัดทำสถิติได้ด้วย 

 

 

บทบาทหน้าที่ของเลขานุการในส่วนที่สำนักงานเลขานุการกรมรับผิดชอบ

บทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป  ตามโครงสร้างอัตรากำลังของกรมส่งเสริมการเกษตรกำหนดใช้  ดังนี้                เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป  มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการศึกษา  วิเคราะห์   เพื่อจัดวางระบบประสานระหว่างราชการบริหารส่วนกลางกับสำนักส่งเสริและพัฒนาการเกษตรเขต   และหน่วยงานของกรมส่งเสริมการเกษตรในส่วนภูมิภาค  การกำหนดแนวทางและการจัดทำแผนการจัดสรร  บริหารจัดการด้านงบดำเนินงานและโครงสร้างทางกายภาพของสำนักส่งเสริมและพัฒนาการเกษตรเขต   สำนักงานเกษตรจังหวัด  และสำนักงานเกษตรอำเภอ   ดำเนินการเกี่ยวกับงานช่วยอำนวยการ  ตลอดจนปฏิบัติงานเลขานุการผู้บริหารของกรมส่งเสริมการเกษตร  และปฏิบัติหน้าที่อื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย                ดังนั้น  จะเห็นได้ว่ากรมส่งเสริมการเกษตรได้ให้ความสำคัญต่องานเลขานุการผู้บริหาร   จึงได้กำหนดให้เป็นงานหนึ่งในบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของสำนักงานเลขานุการกรม  ฝ่ายช่วยอำนวยการและประสานราชการ  โดยอัตรากำลังที่กำหนดไว้เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป  1  คน   ต่อผู้บริหารกรมฯ  1  คนซึ่งอัตรากำลังที่กำหนดไว้นี้   ในความเป็นจริงการปฏิบัติงานให้เป็นไปบทบาทหน้าที่เลขานุการที่ดี  เป็นสิ่งที่เป็นไปไม่ได้เลย  เพราะลักษณะงานในหน้าที่ความรับผิดชอบเกินกว่าอัตรากำลังเจ้าหน้าที่เพียง 1  คนจะแบกรับภาระ    ดังนั้น ในทางปฏิบัติผู้บริหารจะมีการขอยืมอัตรากำลังเจ้าหน้าที่ตำแหน่งอื่น ๆ   มาช่วยปฏิบัติงานเป็นทีมเลขานุการผู้บริหารโดยตลอด    ซึ่งลักษณะการขอยืมอัตรากำลังเจ้าหน้าที่มาช่วยปฏิบัติงานเลขานุการผู้บริหารนี้  บางครั้งสำนักงานเลขานุการไม่สามารถควบคุมบังคับบัญชาได้  ฉะนั้น องค์ความรู้เรื่อง  การพัฒนาบทบาทหน้าที่ของเลขานุการผู้บริหาร : บุคลิกภาพและการมีมนุษยสัมพันธ์ของเลขานุการผู้บริหาร ที่สำนักงานเลขานุการได้จัดทำขึ้นนี้  จะนำไปเป็นเครื่องมือในการผลักดันพัฒนาบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการผู้บริหารในส่วนที่เป็นอัตรากำลัง  สังกัดสำนักงานเลขานุการกรมโดยตรงต่อไป  แต่สำหรับเจ้าหน้าที่   ซึ่งเป็นอัตรากำลังในส่วนที่ขอยืมจากหน่วยงานอื่นนั้น   ทางผู้ที่มีปฏิสัมพันธ์ด้วยคงจะต้องช่วยผลักดันให้เจ้าหน้าที่เหล่านี้นำองค์ความรู้ที่ได้จัดทำขึ้นนี้ไปปฏิบัติต่อไปด้วย